Napjainkban talán egyetlen olyan kisvállalat sem létezik Magyarországon, ahol ne lenne használatban legalább egy számítógép. De azt is ki merem jelenteni, hogy nagyon sok olyan kisvállalat van, ahol nem dolgozik egyetlen olyan felhasználó sem, aki magabiztosan tudná kezelni magát a számítógépet.

Több, mint 7 éve foglalkozom különböző számítógépes rendszerek (ERP, CRM, egyedi szoftverek, stb.) bevezetésével, oktatásával. Ezen idő alatt rengeteg felhasználót volt szerencsém oktatni, tanítani specifikusan az általam bevezetett szoftverek használatára. A felhasználók szakmai felkészültsége és ismerete rendkívül nagy ingadozást mutatott, hiszen ezek a felhasználók különböző munkacsoportokból kerültek ki. Voltak köztük értékesítők, munkafelvevők, szerelők, pénzügyi adminisztrátorok, informatikusok és cégvezetők is. Ezen oktatások hivatalosan sosem tértek ki arra, hogy hogyan kell bekapcsolni egy számítógépet, vagy hogyan kell megtalálni az elindítani kívánt programot a számítógép programtárában. De valójában sokszor volt szükség arra, hogy mielőtt elkezdtem oktatni a saját termékünket, ki kellett térnem a számítógéppel kapcsolatos alapfogalmak elmagyarázására (Start menü, programok, asztal, tálca, bal klikk, jobb klikk, stb.).

Egy kis statisztika

Úgy gondolom, hogy Magyarországon még mindig nem elég nagy a számítógép-ellátottság és használat. Ezt a Medián közvélemény kutatása is alátámasztja, amelyet 2006 év végén tettek közzé legutoljára. „A válaszadók 56 százaléka használt már számítógépet. A számítógép-használat demográfiai összefüggései hasonlóak az ellátottságéhoz, de az életkor és az iskolai végzettség mellett ebben a tekintetben nem a lakóhely, hanem a jövedelem a harmadik számú, önmagában is kimutatható hatású tényező. Ez az összefüggés abban áll, hogy a legkedvezőbb jövedelmi helyzetben élők közül lényegesen többen használtak már számítógépet, mint az ennél rosszabb helyzetben lévők. Ez elsősorban a gazdasági aktivitással (az aktív keresők 66 százaléka, a tanulók 97 százaléka, az inaktívak csupán 27 százaléka használ számítógépet) függ össze, és ez a magyarázata a számítógép-használat és az otthoni ellátottság közötti különbségnek.” Sajnos a hazai kkv szektorban is elég rossz a helyzet, ami a számítógép-ellátottságot és a használatot illeti.

De vajon mi ennek az oka? Mi magyarok még nem régóta használunk számítógépeket? Vagy kevésbé érdekelne minket a téma? Esetleg a munkavállalók nagy része még abba a korcsoportba tartozik, akiknek nem volt az iskolai tananyag része a számítógép ismeret? Vagy talán az az ok, amely a Medián kutatásában is szerepel, hogy sok háztartásban még mindig nem található számítógép? Így hiába tanulta valaki iskolában a számítógép használatot mégsem tud mély ismeretekre szert tenni, az önfejlesztés, otthoni gyakorlás hiánya miatt.

Véleményem szerint a fenti kérdések és azokra adott válaszok alapján kijelenthetjük, hogy egy átlag felhasználó, aki a kkv szektorban tevékenykedik nem ismeri eléggé a számítógépet. Sajnos a gazdasági válság a munkaerő piacra is erősen rányomta a bélyegét – többféle szempontból is. Ennek következményeként általánosságban tapasztalható, hogy emberek elveszítik a munkahelyeiket, vagy kevesebb óraszámban tudják őket foglalkoztatni, és az is gyakori, hogy egy munkavállalót kisebb kvalitású munkavállalóra cserélnek, mert az olcsóbb a vállalkozás szempontjából. De vajon ha nem minőségi cseréket hajt végre egy vállalkozás akkor az – azon kívül, hogy a cég megtakarított valamennyi munkabért – hova vezethet? Azon vállalkozásoknál, ahol a munkavégzés jórészt számítógépen történik, például egy könyvviteli szolgáltatásokat végző vállalkozásnál, vagy akár egy új gépjármű márkakereskedésnél, vajon mi történik ha olyan munkavállaló kerül alkalmazásra, aki nem rendelkezik megfelelő szintű számítógép felhasználói ismerettel?

Mire vagyunk képesek?

A felhasználók többsége kifejezetten azokat a programokat tudja csak használni, amelyekre megtanították. Így viszont nem tudja komplexen használni és kihasználni a számítógép adta lehetőségeket. Nem tud ésszerű egyszerűsítéseket vinni a munkájába, például ha egy egyszerű másolást nem tud végrehajtani két program között (CTRL + C, CTRL + V), vagy nem használja a beépített e-mail, naptár, kontakt adatok funkciókat. Ha továbbra is rengeteg papírmunkát végez, akkor beláthatjuk, hogy a kisebb kvalitású és olcsóbb munkaerő kevésbé szolgálja cégünk nyereségességét, sikerességét.

A hazai állásportálokat böngészve nem találni egyetlen olyan állást sem, ahol ne kérnének legalább felhasználói szintű számítógépes ismereteket. De mit is takar az, hogy felhasználói szintű számítógép ismeret? Ha valaki már látott számítógépet vagy használt egy vagy több számítógépes programot, az még nem minősül felhasználói szintű ismeretnek. Egy felhasználónak a következő dolgokat mindenképpen ismernie kell:

  • számítógép be- és kikapcsolása,
  • operációs rendszer használata,
  • operációs rendszer és programok, programcsomagok megkülönböztetése (például tudja mi az a Microsoft Office programcsomag),
  • képben van bizonyos alapfogalmakkal (Start menü, Futtatás, Programok, Asztal, Tálca, Windows, Office, stb.),
  • böngészés az interneten,
  • elektronikus levelezés,
  • Word, Excel programok ismerete.

Ezzel szemben sok felhasználó addig jut el csak, hogy képes bekapcsolni a számítógépet és a képernyőn megjelenő ikonokra kattintva képes elindítani néhány programot. A programot már nagyon magabiztosan használja – mert arra specifikusan megtanították – , mint például egy könyvelő programot, számlázó programot, készletnyilvántartó programot. Ezeknek a programoknak a használata azonban nem eredményezi azt, hogy magát a kezelő szervet, azaz a számítógépet is hatékonyan tudja használni a saját, illetve a vállalkozás hasznára. Munkám során gyakran nyújtok telefonos segítséget a felhasználóknak, ezen beszélgetések alkalmával nem ritka a következő:

Én: Ahhoz, hogy meg tudjam nézni a problémát a gépeden, kérlek indítsd el a Team Viewer nevű programot?

Ügyfél: Uh, akkor most be kell zárnom mindent, mert a program pont nem látszik, a megnyitott program alatt van.

Ezek a mondatok sajnos naponta elhangzanak.

Van megoldás?

A vállalkozások vezetői kezdik felismerni a számítástechnikai ismeretek hiányosságának a veszélyét, és figyelnek arra, hogy új belépő kolléga esetén megfelelő számítógép ismerettel rendelkezzen a jelölt. Néhány egyszerű teszttel felmérhető egy jelölt képessége. A jelöltet ültessük le egy kikapcsolt számítógép elé, és kérjük meg, hogy végezze el a következő műveleteket. Kapcsolja be a számítógépet, majd indítson el egy programot, amelynek az indító ikonja nincs kint az asztalon. Majd kérjük meg, hogy az elindított programnak készítsen egy indító parancsikont az asztalra. Ezután indítsa el az Excelt és adjon össze 2 számot többféle módszerrel. Esetleg írjon néhány mondatot egy szövegszerkesztő program segítségével (például Word) és azt nyomtassa ki, majd mentse le egy előre meghatározott helyre. Ezekből a nagyon egyszerű feladatokból egy hozzértő személy már látja is, hogy az adott jelölt milyen szinten van számítógép ismeret tekintetében.

Sokszor abba a hibába esnek a vállalkozás vezetői, hogy csak Excel, Word esetleg Powerpoint feladatokkal készülnek a jelölt felvételi elbeszélgetésére, vagy esetleg bemondás alapján elhiszik, hogy tud számítógépet használni, hiszen már az előző cégnél is kellett használnia számítógépet. Gondoljunk arra, hogy az új munkavállaló a mi cégünk érdekeit fogja képviselni, minden tudását szeretnénk erőforrásként kihasználni, hogy a vállalkozás még profitábilissá váljon. Ehhez nekünk kell meggyőződni arról, hogy alkalmas-e a jelölt a feladatra, amit szánunk neki. Mivel specifikus feladatai lesznek, ezért szánjuk rá az időt, hogy speciális feladatok elé állítsuk az interjún.

Vannak olyan munkakörök, ahol a szakmai tudás, az évek tapasztalata nagyon értékessé teszi az adott személyt – ami jól is van így – és már nem igen várnak el tőle például naprakész számítógép ismereteket. Jó néhányszor hallottam ezeket vagy ehhez hasonló mondatokat:

„Józsi bácsi a legjobb értékesítőm, nagyon jól bánik az ügyfelekkel, ő adja el a legtöbb autót a szalonban, de soha nem használ számítógépet és őt nem is kell megtanítani az új program használatára.”

Egy gépjárművet nem lehet eladni anélkül, hogy valaki ne használna számítógépet. Én annak a munkafolyamatnak a híve vagyok, amikor mindenki adminisztrálja saját magát. Amikor az értékesítő a teljes folyamatot végig viszi a gépjármű telepre érkeztetésétől a számlázáson keresztül az átadásig, nem pedig annak, amikor minden részfolyamatra külön munkatársat kell alkalmazni. A mai komplex vállalatirányítási rendszerek használatához már amúgy sem kell pénzügyi diploma egy számla kiállításához, hiszen ezek a rendszerek már beépített munkafolyamatok, know-how-k alapján segítik a felhasználót a munkájában. Maguktól tudják mikor milyen áfakulcsot kell használni, milyen vámtarifaszámot kell a számlára tenni. Így nincs szükség külön kollégákra, akik csak a számlázási résszel foglalkoznak. Természetesen pénzügyi adminisztrátorra, pénztárosra szükség van, de nekik nem a számlázás a feladatuk.

Azok a vállalkozások, akik a munkatársak felvételénél nem figyeltek arra, hogy milyen számítástechnikai ismeretekkel rendelkeznek a pályázók, azok könnyen eljuthatnak oda, hogy a humán erőforrásaik feladataik túlságosan szétszabdaltak, mert az egyik munkatárs nagyon jó értékesítő de nem használ számítógépet, a másik meg nem túl jó értékesítő, viszont ő viszi a számítógépes adminisztrációját az értékesítésnek. Ha mindkét kolléga magabiztosan tudná ellátni saját számítógépes adminisztrációját, akkor könnyen belátható, hogy élő munka szabadulna fel, amit lehetne más jövedelem termelő tevékenységre fordítani. Természetesen ebben a helyzetben is van megoldás. A legtöbben egyelőre azt az utat járják, hogy a vállalkozáson belül próbálják ezt a gondolt kezelni úgy, hogy kiválasztanak egy hozzáértőbb személyt, aki munkaidőben vagy munkaidőn túl oktatja a munkatársakat. De van ennek egy hatékonyabb módja, amikor is külső vállalkozást bízunk meg azzal, hogy felmérje munkatársaink számítógép használatának ismeretét, és csoportos, vagy akár személyre szabott oktatásokat tartanak a kollégáinknak. Egyre több cég küldi a munkavállalóit általános számítógép felhasználási ismeretek elsajátítására, például az ún. ECDL oktatásra és vizsgára. Az ECDL, vagyis European Computer Driving Licence, azaz Európai Számítógép-használói Jogosítvány megszerzésekor a felhasználók átfogó elméleti és gyakorlati ismereteket kapnak nem csak bizonyos alap programokról és funkciókról, de a számítógép legalapabb vezérlő programjáról is, az ún. Operációs rendszerről. A legtöbb oktatást a szakképzési hozzájárulás terhére is lehet finanszírozni, továbbá különböző Európai Uniós pályázati forrásokat is el lehet nyerni, amelyeket alkalmazottaink oktatására fordíthatunk.

Ha fordítunk a munkavállalók oktatására, különböző szakmai tanfolyamok révén – és itt nem feltétlenül csak számítógépes tanfolyamokra gondolok – akkor az idővel biztos, hogy pozitív hasznot hoz a vállalkozásnak. A munkavállaló is úgy érzi, hogy értékes, hiszen költünk az oktatására, másrészt a megszerzett tudását bátran csatarendbe állíthatjuk a cég érdekében.