Több olyan forgatókönyv is létezik, amikor célszerű egy Sharepoint listát használni e-mailek gyűjtésére és feldolgozására. Vegyük például azt az esetet, amikor egy rendezvénnyel kapcsolatban kiküldött meghívókra jönnek vissza válaszok a küldő e-mail címére. Abban az esetben, ha a válaszok egy meghatározott fiókba érkeznek, viszont a feldolgozás több ember feladata, jó megoldásnak tűnik Outlook rule-ok beállítása az érintett üzenetek automatikus továbbítására. A beállításhoz két dolgot feltétlenül el kell végeznünk:

  1. A Sharepoint lista konfigurálását (ld. itt)
  2. Az Outlook rule beállítását

A beállítás után (a hasonló interenetes bejegyzések tanulsága szerint igen sokszor) az alábbi hiba jelentkezik:

  • a “kézzel” továbbított e-mailek megjelennek a listán,
  • de a rule által továbbított levelek nem.
  • a logokban nem található kapaszkodó a hiba megoldására.

A fentiek miatt szükséges egy harmadik lépés:

3. az Exchange Server beállítása.

    Hosszas keresgélés után, eldugva akadtunk rá a megoldásra (itt), amit most közkinccsé teszek lépésről lépésre.

    1. lépés: az Exchange Management Console megnyitása, Organisation Configuration / Hub transport kiválasztása

    2. lépés: a “Default” tulajdonságainak megnyitása (Properties)

    3. lépés: a Message Format fülön az “Allow automatic replies” és az “Allow Automatic forward” opciókat kell kiválasztani.

    Ezek után a beállított szabályok futtatása után a levelek megérkeznek a Sharepoint listára.